Guía completa del Administrador

Entrar al panel de fichajes

1) Visión general del sistema

Fichajes y Más registra la jornada laboral íntegramente a través de WhatsApp. Los empleados no usan web: todo lo hacen por chat (comandos y botones). El administrador dispone de un panel web para revisar, filtrar, editar y exportar.

Piezas principales

WhatsApp (trabajadores)

  • fichar → flujo de Check-in/Check-out con ubicación.
  • pausa / reanudar → gestiona descansos.
  • mis horas → resumen (hoy/semana/mes).
  • informe → PDF mensual con sus horas.
  • Respuesta a ediciones: ACEPTO / NO ACEPTO.

Panel web (administrador)

  • Visor : listado de fichajes con colores, detalle en ventana y edición con aprobación del trabajador (modo “en espera”/stand-by).
  • Administrador personal: altas/bajas, datos de trabajadores, contacto.
  • Informes : filtros, resumen y detalle, PDF y CSV, horas ordinarias y extraordinarias.

Seguridad y legalidad integradas

  • Consentimiento del trabajador (primera vez por WhatsApp).
  • Hash encadenado en fichajes para trazabilidad (validez ante inspección).
  • Cierre automático al día siguiente si el trabajador no hace Check-out.
  • Copias de seguridad automáticas de la base de datos (conservación ≥ 4 años).
  • RGPD/LOPDGDD: datos cifrados en tránsito (SSL), mínimos necesarios.

2) Uso por WhatsApp — cómo funciona para el trabajador (resumen operativo)

Esta parte te sirve para dar formación en 5 minutos al equipo.

1. Empezar a fichar

  • Escribir fichar (o fichaje).
  • Pulsar Check-in ✅ → enviar ubicación de entrada.

2. Terminar la jornada

  • Pulsar Check-out ✅ → enviar ubicación de salida.
  • Si olvida el Check-out, el sistema cierra automáticamente el fichaje al día siguiente.

3. Pausas

  • pausa para iniciar descanso.
  • reanudar al volver.
  • Se descuentan automáticamente de las horas netas.

4. Ver horas / informe

  • mis horas → elige hoy/semana/mes.
  • informe → recibe PDF mensual.

5. Ediciones

  • Si RR. HH. propone una corrección, el trabajador recibe dos botones: ACEPTO / NO ACEPTO.
  • Mientras responde, queda en estado “stand-by”.

3) El panel web del administrador

3.1. Visor de fichajes

La página principal para ver el día a día y actuar rápido.

Qué ves:

  • Tabla con: Nombre, Teléfono, Entrada, Salida, Pausas, Horas netas, Direcciones (con enlace a Google Maps).
  • Colores: Verde (completo), Amarillo (incompleto), Stand-by (edición pendiente).
  • Filtros: Desde, Hasta, Persona, Límite.
  • Paginación y modo Compacto.
  • Exportación rápida: CSV y PDF.

Acciones clave

  • Abrir detalle mediante clic en una fila (modal ampliado).
  • Editar fichaje → al guardar envía propuesta al trabajador.
  • El estado queda “En edición” hasta respuesta.
  • ACEPTO → se aplica. NO ACEPTO → se mantiene.

Buenos hábitos

  • Revisar diariamente las filas amarillas.
  • Revisar fichajes cerrados automáticamente.
  • Usar filtro Persona para auditoría interna.

3.2. Administrar Personal — Trabajadores y estados

Para altas/bajas y mantenimiento de la ficha.

Qué puedes hacer:

  • Crear trabajador: Teléfono, Nombre, Email, DNI…
  • Alta/Baja con histórico conservado.
  • Editar datos.
  • Buscar/filtrar por nombre, teléfono o estado.

Recomendaciones:

  • Un solo número por trabajador.
  • Actualizar teléfono si cambia de móvil.
  • Completar nombre y email para informes.

3.3. Informes — Resumen, legal y exportaciones

Filtros superiores:

  • Trabajador (uno o todos).
  • Desde/Hasta.
  • Modo: Horas o Completo.

Qué muestra:

  • Resumen por trabajador (HH:MM).
  • Detalle de fichajes.
  • Ausencias, Vacaciones, Pausas (modo Completo).

Exportaciones:

  • Horas: CSV y PDF.
  • Completo (1 trabajador): CSV y PDF.

Horas ordinarias y extraordinarias

  • Lo que exceda de 8h/día se marca como extraordinario.
  • Cálculo automático en PDF/CSV mensual.
  • Apto para RR. HH. o comité.

Buenas prácticas:

  • Generar informe mensual por trabajador.
  • Usar “Completo” para auditoría.
  • CSV para Excel/BI; PDF para inspección.

4) Flujos especiales y trazabilidad

4.1. Ediciones con aprobación

  • Toda edición requiere aprobación del trabajador.
  • Estado intermedio: “En edición / stand-by”.
  • ACEPTO → se aplica. NO ACEPTO → se conserva.

4.2. Cierre automático de fichajes

  • Si no hay Check-out, se cierra al día siguiente.
  • Permite proponer corrección después (con aprobación).

4.3. Informes por WhatsApp

  • El trabajador puede solicitar su PDF mensual con informe.

5) Seguridad, cumplimiento y backups

5.1. Legalidad

  • Cumplimiento ET 34.9 + RDL 8/2019.
  • RGPD + LO 3/2018.
  • Hash encadenado por fichaje.
  • Conservación mínima 4 años.

5.2. Privacidad

  • Ubicación solo para control horario.
  • Tráfico cifrado SSL.
  • Acceso al panel con usuario/contraseña.

5.3. Copias de seguridad

  • Backups automáticos con retención suficiente.

6) Procedimientos habituales

6.1. Corregir un fichaje

  1. Entrar al Visor.
  2. Abrir fichaje → Editar.
  3. Ajustar fecha/hora.
  4. Guardar → propuesta al trabajador.
  5. ACEPTO / NO ACEPTO.

6.2. Trabajador nuevo

  1. Ir a Gestión → Alta.
  2. El trabajador escribe fichar en WhatsApp.

6.3. Bajas / reingresos

  • Marcar Baja.
  • Para reingreso → nueva Alta.

6.4. Entregar informes

  • Mensual: Informes → Horas → PDF o Completo.
  • Consolidado: CSV o PDF.

7) Solución de problemas

No sale Check-in/Check-out

  • Indicar que escriba fichar.
  • Revisar GPS y conexión.

No llega el PDF al trabajador

Puede ser restricción del dispositivo; enviarlo desde Informes.

Fichajes amarillos frecuentes

Recordar cerrar con Check-out.

8) Preguntas frecuentes (FAQ)

  • ¿Se puede fichar dos veces seguidas? Si.
  • ¿Puedo desactivar ubicación? No es recomendable.
  • ¿Horas extraordinarias? Sí, separadas en Informes.
  • Retención de datos? 4 años mínimo.
  • Cambio de móvil? Actualizar teléfono en Gestión.

9) Checklist de cumplimiento mensual

  • Revisar fichajes incompletos.
  • Generar informes mensuales.
  • Validar horas extraordinarias.
  • Actualizar altas/bajas.

Guía completa Trabajadores

1. Cómo iniciar un Fichaje

  • Abre el chat de WhatsApp con el número oficial de fichajes de la empresa.
  • Escribe la palabra “fichar” (puede ser en mayúsculas o minúsculas).
  • El sistema te enviará un mensaje con un botón que dice “Check-in ✅”.
  • Pulsa ese botón para registrar el inicio de tu jornada.
  • Después de pulsarlo, envía tu ubicación actual (necesaria solo una vez al entrar).
  • Recibirás un mensaje de confirmación: “✅ Entrada registrada correctamente.”

💡 Consejo: Si olvidas fichar y lo haces más tarde, quedará igualmente registrado el momento real en el que lo envíes.

2. Cómo cerrar tu jornada

  • Cuando termines de trabajar, el sistema te recordará que puedes hacer el Check-out ✅.
  • Pulsa el botón “Check-out ✅”.
  • Envía tu ubicación de salida cuando se te solicite.
  • Recibirás un mensaje de confirmación: “✅ Fichaje completado. ¡Buen trabajo!”

📝 Si no haces el Check-out el mismo día, el sistema lo cerrará automáticamente al día siguiente para mantener el registro legal.

3.Cómo registrar una pausa

Si necesitas parar por descanso o comida:

  • Escribe “pausa”. El sistema registrará el inicio de tu pausa y te responderá: “⏸️ Pausa iniciada. Cuando vuelvas, escribe reanudar.”
  • Al volver al trabajo, escribe “reanudar”. Recibirás confirmación: “▶️ Pausa finalizada. ¡Gracias!”

4. Cómo consultar tus horas

Puedes pedir un resumen de tus horas trabajadas en el día, semana o mes:

  • Escribe “mis horas” o “horas”.
  • Te saldrá una lista con tres opciones:
    • Hoy
    • Esta semana
    • Este mes
  • Elige una y recibirás un resumen con tus fichajes cerrados y el total de horas netas trabajadas.

5. Còmo solicitar informe mensual

Si necesitas un documento oficial con tus horas:

  • Escribe “informe”.
  • El sistema generará automáticamente un PDF con tus horas trabajadas del mes actual.
  • Lo recibirás directamente por WhatsApp en unos segundos.
  • Este documento cumple los requisitos del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores y el Real Decreto-ley 8/2019, que obligan al registro diario de la jornada.

6. Privacidad y Seguridad

  • Solo se registra tu número de teléfono, fecha, hora y ubicación puntual de fichaje.
  • La ubicación no se comparte con otros trabajadores ni con terceros ajenos a la empresa.
  • Los datos se guardan durante 4 años, según exige la ley.
  • Puedes ejercer tus derechos de acceso, rectificación o supresión contactando con la empresa.

7. Preguntas Frecuentes

❓ ¿Y si me equivoco al fichar?
Puedes pedir una corrección. El sistema notificará el cambio y tú podrás aceptarlo o rechazarlo por WhatsApp.

❓ ¿Qué pasa si olvido fichar la salida?
El sistema cierra automáticamente el fichaje al día siguiente. Aparecerá como “incompleto” hasta entonces.

❓ ¿Puedo fichar desde casa o desde una obra?
Sí, el sistema registra la ubicación exacta del fichaje, sin importar dónde estés.

❓ ¿Necesito conexión a Internet?
Sí, WhatsApp necesita conexión para enviar y registrar tu fichaje.

❓ ¿Qué hago si no me responde el bot?
Espera unos segundos y escribe de nuevo “fichar”. Si persiste el problema, avisa a tu encargado.

8. Comandos

Acción Comando a escribir Respuesta esperada
Iniciar fichaje fichar Botón “Check-in ✅”
Pausar trabajo pausa “⏸️ Pausa iniciada”
Reanudar trabajo reanudar “▶️ Pausa finalizada”
Ver horas mis horas Resumen de jornada
Informe mensual informe PDF con tus horas

9. Cumplimiento Legal

El sistema cumple con:

  • Estatuto de los Trabajadores (art. 34.9)
  • Real Decreto-ley 8/2019, que regula el registro horario obligatorio.
  • LO 3/2018 de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales.

También está preparado para las actualizaciones previstas en 2026, que ampliarán la digitalización y el acceso telemático de los registros.